Berichten met automatisch antwoord worden vaak gebruikt om afzenders op de hoogte te stellen wanneer de eigenaar van een e-mailaccount niet beschikbaar is. In Plesk, u kunt automatische antwoorden per mailbox inschakelen en bepalen hoe lang het antwoord actief blijft.
Deze functie wordt doorgaans geconfigureerd in omgevingen die worden beheerd via Plesk-hosting waar e-mailaccounts op domeinniveau worden beheerd.
Wanneer automatische antwoordberichten nuttig zijn
Automatische antwoorden zijn vaak ingeschakeld wanneer:
- Een gebruiker is niet op kantoor
- De beschikbaarheid van ondersteuning is beperkt
- E-mails moeten automatisch worden bevestigd
Goed geconfigureerde automatische antwoorden helpen de verwachtingen te beheersen en herhaalde follow-ups te verminderen.
Een automatisch antwoordbericht inschakelen
Stap 1: Open de mailboxinstellingen
Log in op het Plesk-controlepaneel.
Vanuit de linkerzijbalk, klik Mail en selecteer het e-mailadres dat u wilt configureren.
[Schermafbeelding: Mailsectie met geselecteerde mailbox]
Stap 2: Configureer opties voor automatisch beantwoorden
Open de Automatisch antwoord tabblad.
Inschakelen Schakel automatisch antwoord in.
Kies het berichtformaat, platte tekst of HTML.
Voer de inhoud van het automatische antwoordbericht in. Houd de boodschap duidelijk en beknopt.
Optioneel, geef een doorstuuradres op als een andere ontvanger een kopie van inkomende berichten moet ontvangen.
[Schermafbeelding: Configuratiescherm voor automatisch beantwoorden]
Stap 3: Stel een automatische einddatum in
Als het automatische antwoord automatisch moet stoppen, schakel de optie in om het op een specifieke datum uit te schakelen en selecteer de gewenste einddatum.
Klik OK om de instellingen op te slaan.
Gedrag van automatisch beantwoorden verifiëren
Na het opslaan van de configuratie:
- Verzend een testbericht vanaf een extern adres
- Controleer of het automatische antwoord correct is afgeleverd
- Controleer opmaak en inhoud
Automatische antwoorden werken onafhankelijk van spamfilters, maar worden vaak gebruikt in combinatie met oplossingen zoals Spam-experts voor een schoner inboxbeheer.
Praktische opmerkingen
- Vermijd te lange automatische antwoordberichten
- Neem geen gevoelige informatie op
- Schakel automatische antwoorden uit als ze niet langer nodig zijn
Functies voor automatisch beantwoorden zijn betrouwbaar op schaalbare instellingen zoals cloud-servers waar meerdere mailboxen mogelijk tijdelijke automatisering vereisen.
